RICORDI – RIuso della COnservazione dei Record DIgitali

Il progetto RICORDI ha come obiettivo la definizione, il trasferimento e l’evoluzione della buona pratica sviluppata dalla Regione Emilia-Romagna di un servizio di conservazione a lungo termine di archivi digitali – quale precondizione necessaria per sviluppare servizi digitali nelle pubbliche amministrazioni (PP.AA.) – tramite la costruzione di un polo di conservazione servente più enti, inserito in una rete di poli di conservazione a livello nazionale secondo il modello del Piano Triennale AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) 2017-2019.

Tale idea deriva dalla valutazione che il complesso delle attività da svolgere, i sistemi informatici da sviluppare, i requisiti giuridici da soddisfare e le competenze professionali necessarie per la corretta conservazione degli archivi informatici comportino oneri spesso troppi ingenti per le singole amministrazioni locali. Di qui la concezione di un polo di conservazione digitale, che si propone di offrire una soluzione condivisa, affidabile e tempestiva al problema della conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, riducendo i costi in capo al singolo ente, garantendo l’affidabilità del sistema di custodia e un presidio archivistico tecnologico e organizzativo su attività che implicano professionalità, risorse e strutture adeguatamente formate e gestite.

Il progetto mira, quindi, a rendere maggiormente efficiente la capacità di spesa e di attuazione degli interventi da parte delle PP.AA., attraverso lo sviluppo e l’evoluzione delle competenze digitali all’interno delle amministrazioni stesse, per supportare la dematerializzazione dei processi amministrativi attraverso la standardizzazione e la semplificazione delle procedure, degli strumenti di lavoro e delle tipologie documentarie,  assicurando al contempo la compliance normativa nazionale ed internazionale. In tal senso, il sistema consente il mantenimento dei documenti a lungo termine (e comunque finché ne sia prescritta la conservazione) e la possibilità del loro trasferimento attraverso formati compatibili con la funzione di conservazione e conformi alla normativa vigente, garantendo nello stesso tempo l’interoperabilità dei sistemi informativi con altre banche dati.

La standardizzazione e la semplificazione di bandi, degli atti e della modulistica sono garantite, nell’ambito dell’attuazione del progetto, attraverso la definizione di accordi di servizio, atti e convenzioni altrettanto standardizzati e semplificati. Inoltre, il miglioramento dell’efficacia e l’aumento dell’efficienza delle procedure a tutti i livelli dell’organizzazione amministrativa sono perseguite attraverso gli elementi innovativi della buona pratica, volti a favorire economie diffuse di scala e di scopo rispetto agli strumenti, alle tecnologie e alle architetture da impiegare e alla digitalizzazione dei procedimenti amministrativi.

La definizione di tali modelli organizzativi, di processo, tecnologici ed architetturali, e di strumenti operativi, gestionali, di monitoraggio e di controllo consentono altresì di favorire il miglioramento della trasparenza, della partecipazione e della comunicazione a sostegno dell’azione amministrativa.

Il progetto, infine, costituisce una straordinaria occasione di rafforzamento della governance multilivello, attraverso la partecipazione e la co-progettazione dei diversi elementi costituenti la buona pratica da parte degli enti (cedenti e riusanti) e il trasferimento, l’adozione e l’evoluzione della stessa per favorire il cambiamento strutturale nel funzionamento dei processi amministrativi.